Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Max Mustermann
GleisKI
Musterstraße 12
84453 Mühldorf am Inn
E-Mail: info@gleiski.de
2. Welche Daten verarbeitet GleisKI?
Je nach Nutzung werden insbesondere Kontodaten wie Name und E-Mail-Adresse, freiwillige Angaben zu Unternehmen und Bereich, Verifizierungs-ID und -status, Sitzungsdaten, Chatverläufe, verwendete Quellen, Tickets und Ticketkommentare, E-Mail-Versandprotokolle sowie technische Protokolldaten verarbeitet.
3. Registrierung und Verifizierung
Zur Zugangskontrolle wird eine persönliche Verifizierungs-ID erzeugt. Berechtigungsnachweise können per E-Mail eingereicht und manuell geprüft werden. Im Nutzerkonto wird grundsätzlich nur der Status der Prüfung und die zugehörige Verifizierungs-ID gespeichert; sofern Nachweise per E-Mail eingehen, gelten zusätzlich die Speicher- und Löschregeln des verwendeten E-Mail-Postfachs.
4. Chat und Wissensbasis
Fragen, Antworten und Quellen können gespeichert werden, damit Gesprächsverläufe bereitgestellt und Fehler nachvollzogen werden können. In der vorgesehenen Produktivarchitektur sollen Sprachmodell und Wissensbasis auf eigener Infrastruktur betrieben werden. Vor dem Livegang ist zu prüfen und hier anzugeben, ob und welche externen Dienste tatsächlich beteiligt sind.
5. Report und Support
Bei Tickets werden Betreff, Beschreibung, Status, Kommentare, gegebenenfalls eine verknüpfte GleisKI-Antwort sowie die Kontozuordnung verarbeitet. Diese Daten dienen der Bearbeitung von Fehlern, Rückfragen und Verbesserungsvorschlägen.
6. E-Mail-Versand
Systemmails werden über die für GleisKI konfigurierte SMTP-Infrastruktur versendet. Für die Produktivumgebung ist der tatsächlich eingesetzte Anbieter einschließlich möglicher Auftragsverarbeitung anzugeben. In GleisKI werden Versandzeitpunkt, Empfänger, Betreff und Versandstatus protokolliert.
7. Cookies und Sitzungen
Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiges, HTTP-only Session-Cookie verwendet. Es dient ausschließlich der Authentifizierung und wird nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken eingesetzt.
8. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die konkreten Rechtsgrundlagen müssen vor dem Livegang mit dem tatsächlichen Betreiber- und Nutzungskonzept abgeglichen werden. Typische Zwecke sind Bereitstellung des Dienstes, Zugangskontrolle, Support, IT-Sicherheit und die Erfüllung rechtlicher Pflichten.
9. Speicherdauer
Daten sollen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konkrete Löschfristen für Konten, Verifizierungsunterlagen, Chats, Tickets und Mailprotokolle sind vor dem Produktivstart festzulegen und hier zu dokumentieren.
10. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Vor dem Livegang sind alle tatsächlichen Hosting-, Mail-, Monitoring- und sonstigen Dienstleister einzutragen. Eine Drittlandübermittlung darf nicht pauschal ausgeschlossen werden, bevor die eingesetzten Dienste abschließend feststehen.
11. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
12. Kontakt zu Datenschutzanfragen
E-Mail: info@gleiski.de
Falls später ein Datenschutzbeauftragter bestellt wird, dessen Kontaktdaten hier ergänzen.